Quy chế hoạt động của HHQC Quảng Ngãi

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN CHẤP HÀNH

 HIỆP HỘI QUẢNG CÁO TỈNH QUẢNG NGÃI

LẦN THỨ II, NHIỆM KỲ 2022 – 2027

(Ban hành theo quyết định số 01-QĐ/HHQC, ngày 22 tháng 10 năm 2022 của

Hiệp hội Quảng cáo tỉnh Quảng Ngãi, khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2027)

CHƯƠNG I:  NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

ĐIỀU 1: Ban chấp hành Hiệp hội Quảng cáo tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan đại diện cho Hiệp hội Quảng cáo tỉnh Quảng Ngãi trong nhiệm kỳ giữa 2 kỳ Đại hội. Ban chấp hành được toàn thể Hội viên hiệp thương lựa chọn và được cơ quan có thẩm quyền ra quyết định công nhận.

CHƯƠNG II:  CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA BCH

ĐIỀU 2: Ban chấp hành Hội

– 01 Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên. Được Ban chấp hành uỷ quyền giải quyết các công việc của Hiệp hội giữa hai kỳ họp của Ban chấp hành Hiệp hội. Chủ tịch và Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm về hoạt động của Hiệp hội trước Ban chấp hành và toàn thể hội viên trong Hiệp hội.

– Hiệp hội có các bộ phận chuyên môn, mỗi bộ phận chuyên môn do một phó chủ tịch phụ trách. Các phó chủ tịch tuỳ theo năng lực và quỹ thời gian có thể tham gia một hay nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chuyên môn chủ động xây dựng kế hoạch hoạt động cho bộ phận của mình theo từng quý, 6 tháng và cả năm thông qua Ban chấp hành duyệt đồng thời tổ chức thực hiện các kế hoạch đã được Ban chấp hành thông qua.

+ Bộ phận Văn phòng Hiệp hội có nhiệm vụ: Thực hiện các kế hoạch công tác của Hiệp hội theo Nghị quyết của các kỳ họp Ban chấp hành đề ra. Phối hợp với các bộ phận chuyên môn lên kế hoạch hoạt động, giúp Ban chấp hành xử lý công việc hàng ngày; Theo dõi tổng hợp tình hình, báo cáo và đề xuất các kiến nghị, phản ánh của hội viên cho Hiệp hội và các cơ quan quản lý Nhà nước, chuẩn bị nội dung các cuộc họp Ban chấp hành và các cuộc họp liên quan đến công tác đối nội, đối ngoại của Hiệp hội; Thực hiện nề nếp báo cáo định kỳ, đột xuất với cấp trên, thông tin hai chiều về tình hình công tác giữa Hiệp hội và các bộ phận trực thuộc Hiệp hội; Làm tốt công tác: Văn thư, hành chính, Quỹ Hiệp hội…

+ Bộ phận kế hoạch có nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch hoạt động của Hiệp hội cho từng tháng, từng quý, 6 tháng và cả năm theo tôn chỉ, mục đích của Hiệp hội, căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể từng thời kỳ.

+ Bộ phận tài chính có nhiệm vụ: Tổ chức các hoạt động để có nguồn thu – chi của Hiệp hội; Tìm kiếm nguồn tài trợ; Xây dựng kế hoạch thu – chi tài chính hợp lý cho các chương trình hoạt động của Hiệp hội.

+ Bộ phận phát triển và hỗ trợ hội viên có nhiệm vụ: Vận động và kết nạp thêm hội viên mới; Tổ chức các chương trình hỗ trợ hội viên, tăng thêm giá trị cho hội viên; Tổ chức các hoạt động: Giao lưu, giải trí, hội thảo chuyên đề … nhằm mục đích kết nối các hội viên.

+ Bộ phận kiểm tra có nhiệm vụ: Làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động của hội viên, Ban chấp hành Hiệp hội; Thực hiện nhiệm vụ khi xuất hiện các dấu hiệu vi phạm;

ĐIỀU 3: Nguyên tắc hoạt động của Hội

– Ban chấp hành làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.

– Ban chấp hành hoạt động theo nguyên tắc bàn bạc tập thể, biểu quyết lấy ý kiến.

– Hội nghị có giá trị khi có 2/3 số uỷ viên Ban chấp hành Hiệp hội có mặt. Quyết định của Ban chấp hành có giá trị khi có quá ½ số uỷ viên Ban chấp hành có mặt nhất trí thông qua. Hiệp hội quyết định theo nguyên tắc đa số. Trong trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hiệp hội.

– Các Nghị quyết của Ban chấp hành không được trái với Nghị quyết của Đại hội, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

– Các quyết định, nghị quyết của Ban chấp hành Hiệp hội được thông qua khi đa số thành viên Ban chấp hành dự họp đồng ý hoặc có ý kiến đồng ý bằng văn bản. Sau khi ra Nghị quyết, các uỷ viên Ban chấp hành phải thống nhất theo quan điểm chung của Nghị quyết nhưng có quyền bảo lưu ý kiến (nếu có ý kiến khác) và được ghi vào Biên bản họp.

– Đối với những vấn đề lớn hoặc gấp về thời gian, Thường trực sẽ thống nhất trước khi xin ý kiến Ban chấp hành.

– Ban chấp hành tiến hành bỏ phiếu tín nhiệm đối với Thường trực và các Uỷ viên Ban chấp hành định kỳ vào kỳ họp Ban chấp hành cuối cùng của năm.

– Thành viên Ban chấp hành chịu trách nhiệm trước Ban chấp hành Hiệp hội và tập thể Hội viên về kết quả công việc mình phụ trách.

ĐIỀU 4:

– Ban chấp hành lập ra một số bộ phận chuyên môn để hoạt động. Mỗi bộ phận chuyên môn do một trong số các uỷ viên Ban chấp hành phụ trách. Các cá nhân được phân công phụ trách các bộ phận, các thành viên tham gia các bộ phận phải chịu trách nhiệm trước người phụ trách về công việc mình được phân công.

– Các thành viên Ban chấp hành được phân nhiệm vụ theo mảng hoạt động của Hội căn cứ theo nguyện vọng của các thành viên cũng như yêu cầu hoạt động thực tiễn của mảng đó.

– Các mảng hoạt động được điều chỉnh, thống nhất trong cuộc họp BCH đầu tiên của mỗi nhiệm kỳ. Mỗi mảng sẽ do thành viên Ban chấp hành phụ trách và định hướng để Văn phòng Hiệp hội triển khai

CHƯƠNG III:   NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA BAN CHẤP HÀNH, UỶ VIÊN BAN CHẤP HÀNH VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC 

ĐIỀU 5: Nhiệm vụ của Ban chấp hành

– Là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hiệp hội, có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Nghị quyết.

– Định kỳ một quý họp một lần và họp đột xuất khi có yêu cầu.

– Xây dựng chính sách, chiến lược cho hoạt động Hiệp hội.

– Xác định các mục tiêu của Hiệp hội trong nhiệm kỳ, năm, quý.

– Ban hành các qui chế, nội qui và các qui định khác của Hiệp hội.

– Định hướng việc thực hiện các nghị quyết, quyết nghị do Đại hội đưa ra.

– Góp ý, thông qua Kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn của từng mảng do thành viên BCH phụ trách.

– Góp ý, thông qua báo cáo, dự toán tài chính hàng năm.

– Thông qua kế hoạch chi sử dụng quỹ Hiệp hội.

– Góp ý, thông qua chương trình hoạt động và kế hoạch tài chính của Văn phòng Hiệp hội phù hợp với mục tiêu đề ra.

– Đóng góp, huy động tài trợ cho các hoạt động của Hiệp hội từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

– Giám sát việc thực hiện các chiến lược, định hướng, kế hoạch hoạt động của Văn phòng Hiệp hội.

ĐIỀU 6: Quyền hạn của Ban chấp hành

– Quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự Ban chấp hành bao gồm:

+ Bổ sung, thay thế, miễn nhiệm thành viên Ban chấp hành.

+ Tiếp nhận, miễn nhiệm Lãnh đạo Văn phòng.

+ Khen thưởng, kỷ luật đối với thành viên Ban chấp hành.

+ Quyết định các vấn đề liên quan đến hội viên:

+ Thay đổi mức hội phí.

+ Kết nạp hội viên mới.

+ Huỷ tư cách hội viên.

+ Khen thưởng, giải quyết khiếu nại của hội viên

+ Xem xét và chấp thuận hội viên danh dự.

+ Quyết định các hình thức hỗ trợ, quảng bá cho doanh nghiệp hội viên trong các hoạt động do Hiệp hội hoặc các tổ chức Đoàn, Hội, chính quyền khác tổ chức.

+ Quyết định các vấn đề liên quan đến tài chính và tài sản của Hiệp hội. Mức hội phí hàng năm, mức đóng góp của Ban chấp hành và các nguồn thu khác.

ĐIỀU 6: Trách nhiệm và quyền hạn của uỷ viên Ban chấp hành

– Trên cơ sở và khả năng điều kiện của mình, tự nguyện nhận các công việc thường xuyên của Hiệp hội hoặc do Ban chấp hành phân công.

– Chịu trách nhiệm cá nhân về những công việc được phân công và các quyết định của mình tại hội nghị Ban chấp hành.

– Tham gia quá trình xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng, chiến lược phát triển Hiệp hội.

– Trợ giúp Phó Chủ tịch trong quá trình triển khai các mảng hoạt động được giao.

– Góp ý kiến xây dựng kế hoạch hoạt động định kỳ của Hiệp hội.

– Thực hiện các quyết định của BCH Hiệp hội và chấp hành sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch.

– Tham gia, thảo luận, góp ý các vấn đề tại các phiên họp của BCH Hiệp hội.

ĐIỀU 7: Nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh khác

7.1 Chủ tịch Hiệp hội

Nhiệm vụ:

+ Là người đại diện Hiệp hội Quảng cáo tỉnh Quảng Ngãi, đứng đầu Ban chấp hành, điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Hiệp hội, Ban chấp hành. Là người phát ngôn chính thức của Hiệp hội.

+ Phụ trách công tác đối ngoại, chỉ đạo trực tiếp các bộ phận trực thuộc.

+ Phụ trách việc kết nạp, xoá tên trong danh sách hoặc khai trừ hội viên.

+ Phụ trách việc khen thưởng, kỷ luật các hội viên tham gia Hiệp hội.

+ Là chủ tài khoản của Hiệp hội.

+ Thay mặt Ban chấp hành ký các quyết định và các văn bản thuộc thẩm quyền của Ban chấp hành Hiệp hội trong giao dịch với các cơ quan hữu quan và trong triển khai công việc nội bộ Hiệp hội.

+ Tổ chức quá trình xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng, chiến lược phát triển Hiệp hội.

+ Điều hành hoạt động của BCH Hiệp hội, triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Đại hội toàn thể, Hội nghị thường niên toàn thể hội viên, họp BCH Hiệp hội.

+ Chịu trách nhiệm trước Đại hội Hội viên về việc thực hiện các quyết định, nghị quyết của Đại hội.

+ Chuẩn bị hoặc phân công thành viên Ban chấp hành chuẩn bị các báo cáo trước Đại hội toàn thể hàng năm về tình hình hoạt động và các vấn đề về tài chính của Hiệp hội.

– Quyền hạn:

+ Nhân danh Hiệp hội thực hiện các công việc trong phạm vi Điều lệ và Nghị quyết của Ban chấp hành Hiệp hội.

+ Thay mặt Hiệp hội ký kết các quyết định, văn bản chỉ đạo chung, các văn bản gửi cơ quan chính quyền, hợp đồng liên kết, liên doanh với các tổ chức trong và ngoài nước.

+ Triệu tập và chủ toạ các hội nghị thường kỳ hoặc bất thường của Ban chấp hành.

+ Có ý kiến đề nghị Ban chấp hành có thái độ đối với các uỷ viên không làm tròn nhiệm vụ được giao.

+ Đề nghị Phó Chủ tịch Hiệp hội và các bộ phận trực thuộc báo cáo các công việc được giao.

+ Phân công các Phó Chủ tich, Uỷ viên Ban chấp hành, Hội viên chuẩn bị nội dung cho các sự kiện, phiên họp (khi cần thiết).

+ Thay mặt Ban chấp hành Hiệp hội chỉ đạo Chánh Văn phòng Hiệp hội thực hiện công việc thường xuyên của văn phòng Hiệp hội và những công việc đột xuất của Hiệp hội

+ Quyết định các vấn đề phát sinh, khẩn cấp của Hiệp hội.

7.2 Phó Chủ tịch Hiệp hội

– Nhiệm vụ:

+ Giúp Chủ tịch Hiệp hội điều hành công việc chung của Hiệp hội, phụ trách các công tác chuyên môn được giao, Phó Chủ tịch Hiệp hội là Trưởng các bộ phận chuyên môn.

+ Phụ trách công tác do Ban chấp hành phân công.

+ Chủ tọa các hội nghị hoặc tham dự hội nghị, hội thảo trong trường hợp Chủ tịch Hiệp hội vắng mặt hoặc được uỷ nhiệm ký kết các văn bản ghi nhớ, văn bản trao đổi với hội viên, với các tổ chức trong nước trong phần việc được phân công.

+ Tổ chức nghiên cứu, xây dựng định hướng, kế hoạch công tác, đề xuất giải pháp, đánh giá hiệu quả đối với các mảng công việc được giao phù hợp với Sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược của Hiệp hội.

+ Cung cấp nguồn lực, tạo điều kiện thuận lợi để Văn phòng Hiệp hội triển khai các nhiệm vụ trong phạm vi các mảng công việc được giao.

– Quyền hạn:

+ Yêu cầu các bộ phận chuyên môn báo cáo công việc được giao.

+ Đề xuất biện pháp đối với các hoạt động phụ trách và công việc chung liên quan đến Hiệp hội.

+ Thay mặt Chủ tịch Hiệp hội và Ban chấp hành phê duyệt các văn bản trong các mảng hoạt động được giao.

+ Quyết định các công việc trong phạm vi các mảng hoạt động được giao.

CHƯƠNG IV:  CHẾ ĐỘ HỌP VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC CỦA BAN CHẤP HÀNH HIỆP HỘI

ĐIỀU 8: Tổ chức cuộc họp Ban chấp hành

– Các phiên họp thường kỳ của Ban chấp hành Hiệp hội được tiến hành vào ngày thứ bảy tuần cuối cùng hàng tháng tại văn phòng Hiệp hội hoặc một địa điểm khác phù hợp (nếu ngày đó trùng vào ngày lễ thì sẽ chuyển vào ngày làm việc đầu tiên tiếp theo).

– Nếu có các vấn đề phát sinh cần thiết, Ban chấp hành sẽ tiến hành họp đột xuất để lấy ý kiến thống nhất.

– Thư mời họp kèm theo chương trình, nội dung họp do Chủ tịch (hoặc người được uỷ quyền) ký được gửi cho các thành viên Ban chấp hành trước ngày họp 03 ngày dưới hình thức: thư điện tử, fax.

– Các thành viên Ban chấp hành phải xác nhận tham gia họp trong vòng 2 ngày sau khi nhận được thư mời họp. Trong trường hợp vắng mặt có lý do, thành viên Ban chấp hành có thể uỷ quyền cho người họp thay thế để lấy thông tin (người thay thế không được tham gia biểu quyết).

– Trong trường hợp cần thiết, sau khi thống nhất trong Thường trực, Chủ tịch Hiệp hội có thể lấy ý kiến của các thành viên Ban chấp hành mà không cần triệu tập cuộc họp nhưng phải lưu trữ đủ hồ sơ về các ý kiến.

ĐIỀU 9: Nội dung họp Ban chấp hành

– Các vấn đề liên quan đến hoạt động của Hiệp hội.

– Các vấn đề còn tồn tại của các phiên họp trước đó.

– Bất kỳ vấn đề nào do bất kỳ thành viên BCH Hiệp hội, Văn phòng Hiệp hội, Hội viên đề xuất và Chủ tịch Hiệp hội thấy là cần thiết cho hoạt động của Hiệp hội.

– Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nội dung các cuộc họp BCH.

ĐIỀU 10: Biên bản họp

– Thư ký cuộc họp có trách nhiệm lập biên bản họp căn cứ các ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực từ các diễn biến, ý kiến phản ánh, các nghị quyết, quyết định của BCH Hiệp hội nêu ra trong cuộc họp.

– Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản sẽ chủ trì họp BCH và điều khiển việc thông qua từng vấn đề theo chương trình đã định.

– Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm ký xác nhận vào các biên bản họp BCH.

– Trong vòng 03 ngày làm việc sau cuộc họp, biên bản họp được văn phòng Hội trích biên bản gửi đến tất cả thành viên BCH.

CHƯƠNG V: TÀI CHÍNH CỦA HIỆP HỘI

ĐIỀU 11: Hiệp hội Quảng cáo tỉnh Quảng Ngãi có tài chính riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự quản.

* Các nguồn thu gồm có:

– Kinh phí đóng góp của hội viên, của Ban chấp hành, mức thu hàng năm hội phí theo Nghị quyết của Ban chấp hành.

– Các khoản thu do hoạt động của Hiệp hội.

– Các khoản ủng hộ hoặc tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

– Mọi hoạt động thu – chi tài chính phải ghi vào sổ sách của Hiệp hội.

ĐIỀU 12: Các quy định về hoạch toán tài chính Hiệp hội

1. Về thu – chi

– Mọi nguồn thu – chi phục vụ cho các hoạt động của Hiệp hội đều do Chủ tịch ký duyệt.

– Các khoản chi đều phải đúng nguyên tắc: Dự chi – Duyệt chi và chi.

+ Dưới 5.000.000 đồng Chủ tịch được quyền duyệt chi.

+ Từ trên 5.000.000 đồng đến dưới 10.000.000 đồng thông qua Ban chấp hành Hội.

+ Từ trên 10.000.000 đồng trở lên thông qua Hội nghị toàn thể Ban chấp hành hoặc thành viên trong Hiệp hội.

2. Quyết toán

– Hàng quý, 6 tháng và năm phải tổng kết tình hình tài chính báo cáo Ban chấp hành.

– Mỗi dịch vụ có tính chất nhất thời, khi hoàn tất xong phải lập ngay quyết toán thanh lý.

– Cuối năm có bảng tổng kết chung để báo cáo Ban chấp hành.

– Báo cáo tổng kết thu – chi tài chính phải được thông qua hội nghị của Hiệp hội.

3. Sổ sách tài chính

– Sổ tài sản của Hiệp hội.

– Sổ nhật ký thu – chi.

– Các hồ sơ chứng từ có liên quan đến các sổ sách trên.

CHƯƠNG VI: KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

ĐIỀU 13: Hội đồng khen thưởng – kỷ luật

– Ban chấp hành quyết định thành lập Hội đồng khen thưởng và kỷ luật.

– Hội đồng khen thưởng và kỷ luật gồm:

+ Chủ tịch Hội đồng là Chủ tịch Hiệp hội.

+ Thư ký Hội đồng là một thành viên đại diện Văn phòng Hiệp hội và 3 uỷ viên đề cử trong số uỷ viên Ban chấp hành hoặc thành viên của Hiệp hội.

ĐIỀU 14: Khen thưởng

Ban chấp hành được xét khen thưởng trong nội bộ hay đề nghị cấp trên khen thưởng những hội viên có thành tích trong công tác, đóng góp tích cực vào việc xây dựng, phát huy tốt vai trò, chức năng của Hiệp hội.

ĐIỀU 15: Kỷ luật

– Hành vi vi phạm của cá nhân hội viên: Không tham gia sinh hoạt; Không đóng hội phí; Không tôn trọng quy chế, điều lệ Hiệp hội, làm mất uy tín của Hiệp hội… đã bị nhắc nhở nhưng vẫn tái phạm.

– Đối với các hội viên giữ chức vụ trong Ban chấp hành: Ngoài các hành vi vi phạm quy định chung cho hội viên là cá nhân thì còn vi phạm trong các trường hợp sau:

+ Vắng mặt 03 lần liên tiếp không có lý do chính đáng trong các kỳ họp của Ban chấp hành mặc dù đã bị nhắc nhở nhưng vẫn tái phạm.

+ Lạm dụng giấy tờ, chức danh được phân công để hoạt động riêng tư, có ảnh hưởng đến uy tín của Hiệp hội.

Đối với những trường hợp trên đề nghị Ban chấp hành biểu quyết xó tên trong danh sách Ban chấp hành và thông báo cho toàn thể hội viên trong Hiệp hội biết.

ĐIỀU 16: Các hình thức kỷ luật

– Phê bình, nhắc nhở trong sinh hoạt hàng tháng.

– Phê bình, nhắc nhở bằng văn bản.

– Bãi miễn chức vụ được giao.

– Khai trừ ra khỏi Hiệp hội.

CHƯƠNG VII: SỬA ĐỔI QUY CHẾ VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

ĐIỀU 16: Quy chế hoạt động này gồm 07 chương, 17 điều được hội nghị Ban chấp hành thông qua và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện có nội dung nào không còn phù hợp, Ban chấp hành thống nhất sửa đổi và bổ sung để phù hợp với tình hình thực tế. Việc sửa đổi, bổ sung phải được Hội nghị Ban chấp hành biểu quyết theo đa số, được thể hiện bằng văn bản.

ĐIỀU 17: Các uỷ viên Ban chấp hành, các hội viên trong Hiệp hội có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế hoạt động này. Ban chấp hành giao cho bộ phân kiểm tra có trách nhiệm giúp Ban chấp hành theo dõi, đôn đốc các uỷ viên Ban chấp hành và các hội viên thực hiện Quy chế này. Định kỳ báo cáo Ban chấp hành theo quy định./.